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Réussir son projet NTIC : Les 10 règles d'or pour mener une consultation efficace

Mener une consultation auprès de prestataires pour un projet NTIC (création de site, développement d'application, installation ou maintenance de réseau, etc.) peut s'avérer extrêmement difficile suivant la complexité du projet et la connaissance de la problématique en question. Le respect de certaines règles permettra néanmoins de mener cette consultation le plus efficacement possible afin de sélectionner le meilleur prestataire et assurer le succès de son projet.

La question suivante se pose alors : comment optimiser votre consultation pour un projet NTIC et sélectionner le meilleur prestataire ?

Chaque jour, nous vous dévoilerons l'une de ces règles d'or.

Règle n° 1 : Recenser les besoins en interne

Indispensable avant de débuter tout projet NTIC, le recensement des besoins exprimés en interne permettra de lister les attentes des collaborateurs quant aux nouveaux outils à mettre en place.

Qu'il s'agisse par exemple du développement d'un logiciel, du déploiement d'un réseau informatique ou de la mise en place d'un Intranet, les besoins et les attentes ne seront pas les mêmes pour chaque salarié de l'entreprise. Y répondre permettra, à terme, d'améliorer leur efficacité et leur productivité.

Il sera important de questionner les différents collaborateurs sur leurs attentes relatives au projet NTIC à réaliser et de synthétiser le tout pour dégager les grandes lignes du projet.

Règle n° 2 : Rédiger un cahier des charges ou un brief précis

Une fois ces besoins recensés, il est nécessaire de s'atteler à la rédaction au mieux d'un cahier des charges, au minimum d'un brief relativement précis.

Le cahier des charges constitue un document de référence qui permettra :
  • de formaliser ses besoins,
  • d'expliquer précisément le projet aux prestataires sollicités,
  • d'obtenir des devis relativement homogènes puisque basés sur une expression de besoins commune,
  • de mieux comparer les offres reçues,
  • au prestataire retenu de suivre une feuille de route précise lors de la réalisation du projet,
  • de suivre la bonne marche du projet conformément à la description qui en a été faite.

Il est important de noter que beaucoup de prestataires informatiques hésitent à répondre sur un projet sans cahier des charges (ou brief). Disposer d'un tel document permettra de mobiliser davantage les prestataires autour du projet.

Par ailleurs, disposer d'un cahier des charges bien rédigé permettra d'économiser un temps important dans l'explication du projet aux professionnels qui seront consultés. Ils pourront plus rapidement comprendre le besoin et juger de leur capacité à y répondre. Ils pourront enfin bâtir une proposition plus précise et plus pertinente.

Ce document peut être conçu en interne, ou encore grâce à un consultant ou à une société (SSII, Web Agency…) rompu à ce type d'exercice.

Règle n° 3 : Choisir avec attention les prestataires à consulter

Trouver les prestataires NTIC qui seront consultés et auxquels soumettre son cahier des charges n'est pas une mince affaire au vu de la multitude de professionnels présents sur le marché.

Pour identifier des prestataires intéressants, il est possible de :
  • sonder son entourage et son réseau professionnel afin de savoir s'ils ont déjà eu l'occasion de recourir aux services d'un prestataire pour un projet similaire, et surtout s'ils en ont été satisfaits,
  • effectuer une recherche sur Internet en utilisant des mots-clés les plus nombreux et précis possibles afin de filtrer au maximum les résultats et identifier un nombre limité de prestataires. Cette méthode est particulièrement efficace quant il s'agit d'un projet informatique faisant appel à des technologies déjà identifiées (maîtrise de tel ou tel langage de développement, de tel environnement ou plateforme, etc.).
  • lire des articles liés à sa problématique. Ils sont bien souvent rédigés par des professionnels pour qui le rédactionnel est le moyen de mettre en avant leurs compétences et leurs connaissances dans un domaine bien précis (marketing en ligne, e-commerce, SEO, cloud computing,... par exemple). Ces articles sont signés et sont donc un bon moyen d'identifier des prestataires spécialisés et maîtrisant parfaitement leur sujet.
  • faire appel à une plateforme de recherche de prestataires, la plupart du temps gratuite et parfois spécialisée sur les projets NTIC. Ce type de plateforme permet d'être mis très rapidement en relation avec des professionnels qualifiés correspondant au profil recherché.

A noter que la localisation géographique des prestataires n'a pas toujours de réelle importance sur le déroulement du projet. Suivant leur complexité, certains projets ne nécessitent en réalité aucune proximité (création de site, développement logiciel, solutions en mode SaaS, hébergement, infogérance par exemple), particulièrement si l'on dispose d'un document décrivant précisément le besoin et facilitant ainsi sa compréhension par les prestataires. D'autres projets, en revanche, ne peuvent être réalisés à distance (installation ou maintenance sur site de parc informatique par exemple). La plupart des prestataires ont l'habitude de travailler à distance et ont mis en place des process permettant d'assurer un suivi optimum du projet.

Règle n° 4 : Consulter 3 à 5 prestataires dans un premier temps, puis élargir sa consultation si besoin

Dans un premier temps, il est inutile de consulter plus de 3 à 5 prestataires, en particulier si l'on a dès le départ identifié des professionnels qui correspondent au profil recherché. Il sera donc plus pertinent de mener une consultation restreinte que de consulter la terre entière.

Une consultation est extrêmement chronophage car il est nécessaire d'échanger avec chacun des professionnels contactés lors de RDV physiques (si possible) ou téléphoniques (à défaut), sans compter les innombrables échanges de mails qui s'en suivent.

Règle n° 5 : Ne pas fixer de délais de réponse et de réalisation trop courts

Bien souvent, les porteurs de projets NTIC demandent aux prestataires de remettre leur proposition dans des délais très courts et de réaliser le projet extrêmement rapidement, ce qui est totalement déraisonnable.

En effet, un prestataire sérieux a besoin de temps pour bien comprendre un besoin et bâtir une proposition précise. Exiger un délai de remise de devis trop court est le meilleur moyen pour faire fuir les meilleurs prestataires et obtenir des réponses non satisfaisantes. Il est bien souvent difficile pour un vrai professionnel de remettre une offre avant 2 à 4 semaines suivant la complexité du projet.

Il en est de même pour la réalisation du projet en lui-même. Ne pas exiger un délai de réalisation court, au risque que les meilleurs prestataires déclinent la consultation et ne répondent tout simplement pas. Par ailleurs, le risque sera de se retrouver avec un projet bâclé réalisé dans l'urgence et donc au final peut-être mal conçu et ne répondant finalement pas aux attentes. Au vu de l'investissement consenti, il serait dommage d'obtenir un résultat décevant.

Il faudra donc veiller à fixer un délai de réalisation raisonnable tenant compte de ses impératifs, mais également de la disponibilité du prestataire que sera retenu et des délais habituellement constatés pour la réalisation de projets similaires. Si la plupart des prestataires consultés s'engagent par exemple sur un délai de 3 mois et qu'un seul prestataire promet une réalisation sous 1 mois seulement, c'est peut-être que le projet ne peut en fait pas être réalisé en moins d'un mois. Cela doit donc alerter sur le sérieux de ce dernier "professionnel".

Ainsi, au moment de la décision, ne pas choisir automatiquement le prestataire qui promet le délai de réalisation le plus court car cela ne constitue pas toujours un gage de professionnalisme.

En conclusion, il est important de prendre le temps de mener son projet dans de bonnes conditions.

Règle n° 6 : Prendre le temps d'échanger avec les prestataires

Les prestataires qui seront consultés auront immanquablement des questions à poser afin de mieux comprendre le besoin et bâtir une proposition précise. Il faudra donc leur consacrer du temps et ne pas considérer ces sollicitations comme un parasitage inopportun car il est légitime que les professionnels contactés souhaitent en savoir davantage sur le projet et les besoins, sans quoi ils ne pourront remettre une offre pertinente.

Les questions posées par les prestataires permettent également de mieux appréhender le projet, de mieux en comprendre les implications et d'affiner si besoin le cahier des charges en abordant ou précisant des aspects occultés ou insuffisamment approfondis.

Les prestataires laisseront probablement plusieurs messages téléphoniques et enverront plusieurs mails. Il est nécessaire de prendre le temps de revenir vers eux et de répondre à leurs questions. Se rendre disponible augmentera les chances de réussite de la consultation et de succès du projet.

Il est important que les professionnels posent des questions avant la remise d'un devis. Cela pourra démontrer un intérêt certain du prestataire pour le projet.

Règle n° 7 : Modifier si besoin le cahier des charges suite aux échanges avec les prestataires

La consultation sera le moyen pour les prestataires de bien comprendre le projet, mais également de mieux appréhender certains aspects de celui-ci qui auraient été ignorés, insuffisamment approfondis ou dont l'importance aurait tout simplement était sous-estimée.

Ainsi, les prestataires poseront certainement un certain nombre de questions extrêmement pertinentes et feront certaines préconisations ou remarques (telle technologie peut-être plus adaptée que telle autre par exemple) qui pourront entraîner une ré-orientation du projet ou de certains de ses aspects. Il sera alors temps de modifier le cahier des charges en ajoutant ou précisant certains points et en communiquant ceux-ci à l'ensemble des prestataires consultés afin qu'ils puissent les intégrer dans l'offre qu'ils remettront.

Il ne s'agit pas ici de modifier sans arrêt son cahier des charges. Il conviendra d'attendre que chacun des prestataires consultés soit ait fait un retour et ait posé ses questions pour enfin intégrer les remarques et préconisations les plus pertinentes au document et le soumettre à nouveau aux professionnels qui pourront alors modifier leur offre à la lumière des nouvelles précisions qui leur auront été apportées. Cela permettra que chacun des prestataires ait connaissance des mêmes caractéristiques du projet et que les propositions reçues soient les plus homogènes possibles afin ensuite d'en faciliter l'étude et la comparaison.

Règle n° 8 : Ne pas relancer plus d'une fois un prestataire dont la réponse se fait attendre

Des prestataires ont été sollicités, un cahier des charges leur a été soumis, mais certains d'entre eux ne se sont toujours manifestés et n'ont toujours pas remis leur proposition ? Il pourront être relancés une fois mais pas plus car ce manque de réactivité et d'implication de la part d'un professionnel traduit bien souvent un manque d'intérêt pour le projet soumis, voire un manque de disponibilité et de réactivité en général.

C'est certes décevant car ce projet est très important pour l'entreprise et il est difficile de concevoir qu'il ne le soit pas également pour l'ensemble des prestataires que sollicités, mais inutile de perdre du temps avec des professionnels qui ne répondent pas car si ce projet n'est pas important pour eux à ce stade de la consultation, qu'en sera-t-il si d'aventure l'un de ces prestataires est retenu pour sa réalisation ? Accordera-t-il au projet toute l'attention qu'il mérite ? Sera-t-il disponible pour répondre quand l'on souhaitera suivre l'avancée du dossier ? Respectera-t-il les délais convenus ?

Bref, si la consultation démarre sur un mauvais pied avec un prestataire, il n'y a aucune raison pour que cela change par la suite et l'on pourra s'attendre à ce que le projet se déroule dans de mauvaises conditions s'il est confié à ce prestataire.

Savoir renoncer à consulter un prestataire qui, sur le papier, avait déjà séduit et se tourner vers des prestataires réellement et sincèrement intéressés par le projet est primordial pour l'implication totale à venir.

Règle n° 9 : Etudier les propositions reçues, dresser une liste de questions puis comparer les offres

Toutes les propositions ont été reçues de la part des prestataires consultés. Il est maintenant temps d'étudier attentivement chacune d'entre elles.

A la lecture de chacune de ces propositions, il conviendra de dresser une liste précise de questions à poser aux prestataires concernés. Ces questions peuvent porter sur tous les aspects du projet et de l'offre remise : technologies, délais, budget, etc. Na pas hésiter à aborder chaque point jugé important ou imprécis.

Une fois obtenues les réponses à ces questions, il faudra essayer, dans la mesure du possible, de concevoir et remplir une grille qui permettra de comparer les offres reçues. Une ligne par aspect du projet (technologies ou environnements préconisés, aspects graphiques et/ou ergonomique, délais, coûts, engagements, qualité des échanges, etc.), une colonne par prestataire : cela aidera à y voir plus clair, à mieux comprendre les propositions reçues et surtout à bien les comparer.

Règle n° 10 : Tenir l'ensemble des prestataires consultés informés de la décision finale

Une fois les offres comparées et le prestataire choisi, il conviendra d'en informer en premier lieu le professionnel retenu puis, une fois le bon de commande signé, d'informer les autres prestataires de la décision de ne pas faire appel à leurs services.

Paradoxalement, il s'agit souvent de l'étape la plus difficile de la consultation : dire à un prestataire qu'il n'est pas retenu au profit d'un autre prestataire n'est pas chose aisée. Mais dire la vérité à un professionnel est pour lui bien plus constructif que de lui mentir sur l'issue de sa consultation en lui disant, par exemple, que le projet est abandonné ou reporté à moyen ou long terme alors que ça n'est pas du tout le cas et qu'il a en réalité été confié à un autre professionnel.

Les prestataires qui ont participé à la consultation ont investi du temps (et donc de l'argent) pour y répondre ; il conviendra donc de leur dire la vérité, à savoir qu'ils ne sont pas retenus et pourquoi ils ne le sont pas.

Si l'on redoute de leur dire de vive voix, un mail cordial, empathique et expliquant les raisons du choix pourra leur être envoyé. Cela clôturera avec élégance la consultation.