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Groupware

Un Groupware est un type de logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance.

La Commission générale de terminologie et de néologie a adopté le terme logiciel de groupe de travail (forme abrégée : logiciel de groupe). Une traduction aurait pu être logiciel de travail collaboratif ou collecticiel, qui pourraient respectivement désigner les outils de plateformes collaboratives et ceux des plates-formes de partage. L'Office québécois de la langue française recommande la traduction « collecticiel ».

Selon Jean-Claude Courbon, le « Groupware est l'ensemble des technologies et des méthodes de travail associées qui, par l'intermédiaire de la communication électronique, permettent le partage de l'information sur un support numérique à un groupe engagé dans un travail collaboratif et/ou coopératif ».

Selon Peter et Trudy Johnson-Lenz, le « Groupware est l'ensemble des processus et procédures d'un groupe de travail devant atteindre un objectif particulier plus les logiciels conçus pour faciliter ce travail de groupe ».

Raisons de créer le groupware

  • Avec des mises en dossiers automatisées, la communication par le courriel seul devient vite ingérable.
  • Les newsgroups tels qu'on les trouve sur Usenet représentent un progrès, mais l'accès à l'information y est insuffisamment structuré.
  • De simples fichiers partagés deviennent vite trop complexes à gérer.
  • Il est indispensable de disposer d'un mécanisme permettant de partager un calendrier, des listes de tâches à accomplir (avec possibilité de les déléguer) assorties de dates butoirs, et d'organiser de façon automatique des réunions par consultation automatique des plages libres de chacun (avec réservation automatique de la salle de réunion ou des salles de téléconférence également). Avec les Wikis, on peut maintenant faire travailler de manière asynchrone et sans les réunir et sans qu'elles aient besoin de se connaître des personnes construisant collaborativement un même document (livre, scenario, cours universitaire, cahier des charges, plan, carte, etc.).

Les classes de fonctionnement

  • Les groupes de travail peuvent être de deux types : ouverts (toute personne intéressée peut s'y joindre) ou fermés (la liste en est constituée par un ou plusieurs administrateurs et remaniée seulement par eux). Il reste toujours la possibilité d'envoyer un courriel à un administrateur pour être admis dans le groupe si celui-ci est visible.
  • Un petit groupe peut aussi être visible ou invisible à ceux qui n'en sont pas membres. Un groupe travaillant par exemple à la mise au point d'un prototype stratégique peut ne pas souhaiter rendre son activité publique.
  • Enfin, des groupes peuvent être aussi fermés en ce qui concerne l'écriture, mais ouverts en ce qui concerne la lecture (quand l'avancement d'un groupe de travail est rendu public pour solliciter des suggestions) ou bien l'inverse (si l'on ouvre une sorte de hot-line électronique, chacun pourra y écrire, mais les membres du groupe de support seuls pourront dans un premier temps les lire, pour des questions de respect de la confidentialité des questions).