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Les systèmes de gestion de contenu, ou SGC (de l'anglais Content Management Systems ou CMS), sont une famille de logiciels de conception et de mise à jour dynamique de site Web ou d'application multimédia partageant les fonctionnalités suivantes :

• Ils permettent à plusieurs individus de travailler sur un même document ;
• Ils fournissent une chaîne de publication (workflow) offrant par exemple la possibilité de publier (mettre en ligne le contenu) des documents ;
• Ils permettent de séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu ;
• Ils permettent de structurer le contenu (utilisation de FAQ, de document, de blog, forum de discussion, etc.) ;
• Certains SGC incluent le contrôle de version.

Les systèmes de gestion de contenu permettent de réaliser la gestion de contenu dans l'entreprise, connue sous le nom "Enterprise Content Management" en anglais (ECM).

Pour arriver à offrir les fonctionnalités citées plus haut la conception, se fonde assez souvent sur les mécanismes suivants :

Au travers d'interfaces dites Web, les CMS sont accessibles quel que soit le type de système d'exploitation au moyen d'un simple navigateur. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciels spécifiques supplémentaires. Qui plus est, toujours grâce aux standards du Web, les CMS offrent donc un format de données lisible (HTML et ses dérivés), imprimable et stockable par tous, ce qui facilite l'échange et l'accessibilité des documents.

C'est un principe fondateur de la gestion de contenu :

• Le contenu est stocké le plus souvent dans une base de données, structurée en tables et en champs. C'est le contenu des champs de la base qui est créé/modifié par le rédacteur, et non pas la page elle-même. On parle de site "dynamique" ;
• La présentation est définie dans un gabarit. Le gabarit définit deux choses : la mise en page des pages web - via le code html et les feuilles de styles (css), ainsi que les informations extraites de la base de données (de même que l'endroit où celles-ci doivent être affichées et sous quelles conditions).

Du fait du principe de séparation contenu/présentation, les rédacteurs peuvent se concentrer sur le contenu. L'édition des pages est considérablement simplifiée, et deux mécanismes sont proposés :

• Une interface WYSIWYG qui propose une interface graphique de mise en forme similaire à celle proposée par un traitement de texte ;
• L'utilisation de balises simplifiées, visant à mettre le texte en forme. Il en existe plusieurs types, dont le plus répandu est BBCode. On peut aussi citer des alternatives plus modernes telles que Markdown ou Textile.

La théorie de l'information nous apprend que, plus il y a d'informations, plus le désordre augmente. Cela signifie que, si l'on recherche une information spécifique, toutes les autres informations créent du bruit. Un SGC possède donc de multiples mécanismes de tris plus ou moins complexes comme :

• Les hyperliens, qui permettent de référencer les articles entre eux ;
• Un moteur de recherche sur le texte ;
• Des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens...).

La majorité des SGC offrent la possibilité de catégoriser l'information, de l'indexer et d'utiliser des taxonomies pour améliorer les méthodes de recherche. On peut donc créer des catégories de contenus, des sections (ou rubriques), voire des mots clés favorisant l'indexation.

La multiplication des vues, des mécanismes de choix, diminue la profondeur de l'information par rapport à la page d'entrée en multipliant les chemins, et la rend donc plus accessible.

Par le biais de l'interface d'administration, le système offre la possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits. C'est-à-dire de leur donner accès ou non aux fonctionnalités du système. Les fonctionnalités sont multiples et variables selon la plate-forme, très basiques comme un droit de lecture/écriture sur un article, ou plus élaborées comme un droit de modération d'autres utilisateurs.

Le concept de WYSIWYG a révolutionné la création de contenu dans les années 1980. Il a fait perdre du terrain à d'autres plus anciens, tels que celui de la compilation de texte, qui séparait déjà le contenu et la forme (le rendu). Un délai de plusieurs secondes séparait alors l'insertion d'une balise et sa visualisation après une compilation, nécessaire pour que l'utilisateur visualise le résultat. Néanmoins, ce principe de texte marqué par des balises donnait seul la flexibilité imposée par l'édition professionnelle et continue à être utilisé : TeX, GML, SGML, etc., tandis que le cycle du rendu passait de quelques dizaines de secondes à parfois quelques dixièmes de seconde en raison de la puissance accrue des machines.

Le WYSIWYG s'est imposé quant à lui en bureautique et reste dominant dans la création de contenu grand public, car il ne demande pas d'effort d'abstraction. La séparation du contenu et de la forme est toutefois partiellement réalisée par l'usage du concept de styles, à l'image du rendu de l'HTML par des feuilles de style (Cascading Style Sheet ou CSS) en texte marqué. Les deux systèmes ont donc en partie convergé.

La spécialisation des organisations fait qu'il existe des départements spécialisés dans la présentation des contenus issus de l'entreprise (département chargé de la charte graphique de l'entreprise, souvent rattaché au marketing) et d'autres dans la rédaction de contenu (par exemple : département commercial, technique ou relations publiques), qui rédigent au kilomètre en s'insérant dans les moules existants. Le découplage entre fond et forme est là aussi assuré.

L'introduction de feuilles de style propose ou impose des formats prédéfinis à la création de documents-types. La convergence des moyens de visualisation (liée à l'accessibilité généralisée de diverses polices jadis réservées aux seuls services de composition) a fini par simplifier non seulement la création de contenu, mais aussi son échange.

L'intégration de documents hétérogènes à la fois par la nature (images, feuilles de calcul) et la provenance (sous-traitants) au sein d'un même document nécessite une gestion unifiée des pièces incluses. Enfin, dans le cadre de la relation client pour les entreprises ou des règlementations pour les administrations, il faut pouvoir suivre les flux d'informations émis. Il fut donc demandé aux utilisateurs de ranger leurs documents de manière à pouvoir les trouver, et suivre les modifications faites dans la communication :

• Soit automatiquement, par l'utilisation de logiciels combinés appelés systèmes de gestion électronique de documents,
• Soit par l'édiction de normes de travail.

Des tâches annexes comme la mise en page, la gestion des flux documentaires, la gestion des formats, jadis traitées comme annexes au contenu proprement dit du document, en font maintenant partie intégrante, conjointement aux définitions extérieures au document indiquant leurs modalités.

Le SGC s'inscrit dans cette évolution générale, en combinant la création de contenu avec sa gestion, son archivage, et la publication. Les systèmes les plus avancés à l'heure actuelle répondent déjà aux besoins suivants :

Lorsque plusieurs personnes ou entités travaillent sur un même document, elle fournit un outil qui trace les évolutions, et permet de visualiser/gérer les modifications et les éventuelles situations conflictuelles. Grâce à elle, on peut également savoir qui a apporté telle modification et quand.

En fonction des centres d'intérêt des lecteurs, certains SGC actuels permettent de présenter un contenu de manière personnalisée tout en exploitant le même contenu original. Par exemple, une organisation fournit la même base documentaire mais des présentations différentes à ses différentes parties prenantes : pour une entreprise, ce peut être ses clients, ses fournisseurs, ses catégories de personnels, et ses actionnaires.

Plusieurs parties prenantes peuvent trouver avantage à travailler sur un espace commun privé, lié à une communication précise (suivi d'une relation client pour une entreprise et son fournisseur), tout en gardant une trace historique matérialisable (en général par la couleur) permettant de savoir qui a modifié quoi. Un logiciel précurseur dans le domaine a été Lotus WordPro, dont Microsoft Word reprit plus tard cette fonction.

Il s'agit de mutualiser les contenus de plusieurs organisations tout en présentant le contenu d'informations issues de sources différentes avec leur mise en page, comme le font les journaux qui diffusent les dépêches d'agences de presse. Ce mécanisme s'appelle généralement la syndication de site.

La plupart des projets CMS libres fonctionnant sur le Web proposent de créer des forums associés aux articles pour laisser les visiteurs réagir. Ils sont la base du succès des sites de nouvelles en fil. On a pu constater sur des sites comme Slashdot que les commentaires des lecteurs apportaient eux-mêmes une valeur ajoutée à l'information, la scindant en deux blocs :

• L'information institutionnelle, qui apporte ce qui peut être émis par une source dite de confiance ;
• L'information officieuse qui, par un mécanisme de retour, permet d'obtenir : la validation, la correction, la discussion d'une information, et son enrichissement par tout lecteur.

Le commentaire fait évoluer les outils logiciels d'édition (destinés à la simple diffusion d'information) vers des outils de communication. En effet, la communication est bilatérale, à la différence de l'information, unilatérale.

Ceci est probablement la plus grande évolution qui implique un changement profond de notre façon de considérer le partage de la connaissance et d'appréhender le web. En effet, d'un côté le diffuseur d'information, en proposant un forum de réactions, prend les risques inhérents à l'expression publique (juridiques et rédactionnels) et, de l'autre, l'utilisateur prend le risque de la modification/suppression de son contenu par les auteurs du site.

Il est certain qu'il pourrait être décidé que seules les personnes utilisant la signature électronique puissent réagir afin que tous soient responsables de leurs dires, mais qu'advient-il alors de l'anonymat qui permet la liberté de parole ? Il est probable que les personnes devront se baser sur la confiance qu'ils ont dans l'éthique des éditeurs, et les éditeurs espérer que la loi ne les tienne pas pour responsables en toutes circonstances des propos des lecteurs.

Ces logiciels ont énormément amélioré leurs qualités :

• La sécurité informatique, en particulier pour empêcher la prise de contrôle par des tiers, est désormais correcte voire excellente (prise en charge native de SSL, voire Kerberos) ;
• La qualité du code (PHP, Python, PERL...) : il est de mieux en mieux indenté, commenté (donc plus clair), ce qui favorise l'identification des bugs et l'amélioration par la communauté ;
• La qualité des documents informatiques publiés, la qualité du code HTML, JavaScript etc., le respect des normes et de l'accessibilité du web ainsi que l'ergonomie.

La mise en conformité aux standards XHTML, WAI, 508, l'actualisation des méthodes de programmation des concepteurs avec des méthodes telles que l'extreme programming ont permis une nette amélioration de la qualité des systèmes de gestion de contenu. Les initiatives menées par des communautés telles que OpenWeb ou Opquast, ou par des individus comme Tristan Nitot ont permis de favoriser cette évolution.

La mise en place d'un système de gestion de contenu simple pour une petite entreprise représente un investissement certain. Dans cette optique, l'entreprise doit considérer les points suivants afin d'évaluer si l'implantation d'un tel système sera rentable :

• Fréquence des modifications du site ;
• Étendue des modifications du site ;
• Urgence des modifications du site.

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