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Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde est d'accord. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l'équipe interne, ce qui en fait un outil fondamental de communication du chef de projet.

Les entreprises se basent sur le cahier de charges pour estimer le coût de réalisation du produit dans le cas d'un appel d'offres. Il est donc le premier pas vers un projet maîtrisé.

Un cahier des charges fonctionnel est un outil requis pour déceler et exprimer le besoin par une approche systémique.

• Dans quel(s) but(s) faire ce projet ?
• Comment le mettre en place ?
• Qu'est-ce que l'on gagne avec ce projet ?
• Qu'est-ce que l'on perd si on ne le fait pas ?
• Qui va s'assurer du suivi du produit ou du service ?
• Qui va s'assurer de la demande du projet ?

Penser à faire participer un maximum d'utilisateurs du produit ou du service pour savoir quels sont les besoins de chacun par rapport à ce produit ou service.

Il faut savoir que le cahier de charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés (une page maximum), les listes à puce et les tableaux. En général, il est constitué de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la Maîtrise d'ouvrage et de la Maîtrise d'oeuvre (MOA et MOE), procédures de validation, etc. La seconde énumère les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième partie liste les prestations attendues. La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, etc.

La participation d'un juriste dans la rédaction du cahier de charges est primordiale, car elle assure au minimum le résultat en cas de problèmes imprévus. En effet, l'expérience montre que c'est le meilleur moyen de se faire imposer le contrat du prestataire, donc d'être potentiellement lésé en cas de différend finissant devant les tribunaux.

Pour éviter d'en arriver là, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d'en faire mention dans le cahier des charges ou d'ajouter un projet de contrat en annexe quand c'est possible. Ce dernier accélère la rédaction et donc la négociation du contrat final et garantit un commencement du projet dans un cadre juridique partagé.

Précisément, il y a trois conditions juridiques à inclure dans le cahier des charges :

• un planning précis (des dates, des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité en cas de retard),
• les clauses de cession des droits incluant les droits des éléments de contenu utilisés pour créer le site (textes, photos, images...),
• les modalités de validation (déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, PV de réception provisoire, PV de réception définitive, etc.).

En outre, il est important de noter que, en droit français, le vendeur d'un bien ou d'un service est tenu à une obligation générale d'information vis-à-vis de son client.

La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple. L'erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

On peut aussi faire appel à un expert pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques.

Chapitre 1 – Présentation du projet

• Contexte
  • Historique
• Objet du projet
• Organisation du projet
  • Comité de pilotage
  • Groupe de projet
  • Maîtrise d’ouvrage
  • Maîtrise d’œuvre
  • Prestataire
• Environnement du projet
  • Existant fonctionnel
  • Existant technique

Chapitre 2 - Description du futur site

• Périmètre du projet
  • Positionnement du futur site
  • Description générale du projet
• Description des besoins fonctionnels
  • Besoins fonctionnels en « front office »
  • Besoins fonctionnels en « back office »
  • Points clés fonctionnels
• Description des besoins techniques
  • Architecture technique
  • Configuration logicielle
  • Configuration matérielle
  • Sécurité
• Reprise de l’existant

Chapitre 3 - Prestations attendues

• Présentation des prestations attendues
• Cadre de la réponse
  • Informations générales
  • Documents à remettre lors de l’appel d’offre
  • Bordereau de prix
  • Critères de choix
• Exigences
  • Exigences techniques
  • Exigences ergonomiques et graphiques

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